Sárvíz-tavi Horgász Egyesület adatvédelmi szabályzata
SÁRVÍZ-TAVI HE.
Adatvédelmi szabályzat
Preambulum
A Sárvíz-tavi Horgász Egyesület (a továbbiakban: Egyesület) Vezetősége az Európai Parlament és a Tanács a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló – és 2018. május 25. napjától alkalmazandó – (EU) 2016/679 rendeletének (a továbbiakban: GDPR),
a GDPR által nem szabályozott körben az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvénynek (a továbbiakban: Infótörvény), valamint
a Sárvíz-tavi Horgász Egyesülettel kapcsolatba kerülő természetes személy tagok, illetve munkavállalók, továbbá egyéb személyek személyes adatainak fokozott védelme, illetve ezen személyes adatok jogszerű, tisztességes és átlátható kezelése, valamint felhasználása módjának meghatározása céljából
a változó jogszabályi környezethez alkalmazkodás, és Egyesület adatvédelem iránti elkötelezettsége, ezzel együtt a tagok és üzleti partnereink irányába fennálló bizalom fenntartása érdekében az alábbi szabályzatot alkotja:
I.
Adatkezelő adatai
Adatkezelő cégneve Sárvíz-tavi Horgász Egyesület
Adatkezelő székhelye: 9795 Vaskeresztes, 165/4. hrsz
Adatkezelő adószáma: 18880780-1-18
Adatkezelő telefonszáma +36-94-506-835
Adatkezelő elektronikus elérhetősége: info@vasivizeken.hu
II.
Fogalom-meghatározások
A jelen Szabályzat alkalmazásában
1. adatkezelés
a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet (pl. gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, lekérdezés, felhasználás, továbbítás, törlés), amelyet az Egyesület működése keretében végez
2. adatkezelő
a GDPR 4. cikk 7. pontjában meghatározott körben az Egyesület
3. adatvédelmi incidens
a GDPR 4. cikk 12. pontjában meghatározott körülmény
4. Hatóság
a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
5. személyes adat
azonosított vagy azonosítható természetes személyre vonatkozó bármely információ, amelynek eredményeként a természetes személy közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, így név, személyazonosításra alkalmas igazolvány adatai, helyadatok alapján egyedileg beazonosítható
6. tag
A személyes adat jogosultja, az Egyesülettel működése keretében végzett tevékenységére vonatkozóan tagsági jogviszonyt létesítő természetes személy
7. partner
A személyes adat jogosultja, az Egyesülettel működése keretében végzett tevékenységére vonatkozóan szerződéses kötelmi jogviszonyt létesítő jogi személy
III.
Szabályzat célja és hatálya
8.
A jelen Szabályzat célja, hogy az Egyesület valamennyi vezető tisztségviselője, illetve munkavállalója, illetve az Egyesülettel foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban álló egyéb személy tevékenysége során megtartsa az adatvédelemre vonatkozó mindenkor hatályos jogszabályi rendelkezéseket. Az Egyesület vezető tisztségviselői, munkavállalói, valamint az Egyesülettel foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban álló egyéb személyek az Egyesülettel kapcsolatba kerülő természetes személy tagok, partnerek és egyéb természetes személyek személyes adatainak kezelése alkalmával kötelesek a GDPR, az Infótörvény, valamint a jelen Szabályzat rendelkezéseinek mindenek felett álló megtartására.
9.
Az Egyesület a személyes adatok kezelése során köteles megtartani az adatkezelésre vonatkozó jogszabályokban meghatározott alábbi elveket (GDPR 5. cikk (1) bekezdés):
a) jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság;
b) célhoz kötöttség;
c) adattakarékosság;
d) pontosság;
e) korlátozott tárolhatóság;
f) integritás és bizalmas jelleg;
g) elszámoltathatóság.
10.
Az Egyesület a beépített és alapértelmezett adatvédelem kívánalmának megfelelően valamennyi adatkezelési tevékenysége során az adatvédelem elveit, illetve az adatvédelemre vonatkozó mindenkor hatályos jogszabályi követelményeket megtartva jár el az elszámoltathatóság és a személyes adatok jogosultjai jogainak és szabadságainak védelme érdekében.
IV.
Egyesület által végzett adatkezelések
11.
Az Egyesület által végzett valamennyi adatkezelés adatvédelem hatálya alá tartozik. Az Egyesület személyes adatok vonatkozásában adatkezelésre csak akkor jogosult, ha arra jogcímmel rendelkezik.
12.
Az Egyesület személyes adatokon végzett adatkezelést, személyes adatok megismerését, gyűjtését vagy felhasználását csak abban az esetben jogosult végezni (akkor rendelkezik jogcímmel),
a) ha ahhoz a személyes adat jogosultja kifejezett hozzájárulását adta a személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő megismeréséhez és kezeléséhez;
b) amennyiben az adatkezelés az Egyesületre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges;
c) az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben a személyes adatok jogosultja az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően a személyes adatok jogosultjának kérésére történő lépések megtételéhez szükséges;
d) amennyiben az adatkezelés a személyes adat jogosultjának vagy egy másik természetes személy létfontosságú érdekének védelme miatt szükséges, illetve az Egyesület (vagy egy harmadik fél) jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha az Egyesülettel szemben elsőbbséget élveznek a személyes adat jogosultjának olyan érdekei és alapvető jogai és szabadságai, amelyek személyes adatok védelmét teszik szükségessé.
13.
Az Egyesület adatkezelési tevékenysége során adatfeldolgozót igénybe vehet.
IV/A.
Tagokkal, partnerekkel kapcsolatban végzett adatkezelés
14.
A jelen alfejezet szerinti adatkezelés célja:
a) az Egyesület és a személyes adat jogosultja közötti, az Egyesület működési tevékenységével összefüggésben tagsági valamint partneri jogviszony (pl. megbízási szerződés, adásvételi szerződés) létrehozása, fenntartása, e jogviszonyból eredő jogok gyakorlása (pl. ellenérték követelése) és kötelezettségek teljesítése (pl. szerződésben vállalt szolgáltatás teljesítése);
b) az Egyesület tagjaival kapcsolatos jogos érdekének érvényesítése és védelme; továbbá
c) az Egyesületet a kötelmi jogviszonnyal kapcsolatban – esetlegesen – terhelő jogi kötelezettség teljesítése.
15.
A jelen alfejezet szerinti adatkezelés időtartama: a személyes adat jogosultja részéről megadott hozzájárulás megadásától kezdődően a tagsági, partneri szerződéses jogviszony megszűnését követő 5 év. Minden olyan hozzájárulás alapján kezelt személyes adat esetén, amelyik a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény 56-57. § rendelkezéseinek hatálya alá tartozik, az adatkezelés időtartama: a tagsági, partneri szerződéses jogviszony megszűnését követő 8 év.
16.
A jelen alfejezet szerinti adatkezelés módja: papír alapú vagy elektronikus nyilvántartás vezetése, illetve személyes adatokon végzett papír alapú vagy elektronikus művelet.
17.
A jelen alfejezet szerinti adatkezelés csak abban az esetben jogszerű, ha ahhoz az Egyesület megfelelő jogcímmel rendelkezik. Amennyiben ez a jogcím a hozzájáruláson alapuló adatkezelés (12. a) pont), úgy az adatkezelés jogszerűségének feltétele, hogy az Egyesület a jelen alfejezetben meghatározott rendelkezések figyelembevételével jár el. A tag vagy partner a hozzájáruló nyilatkozat megtételével kifejezetten hozzájárul ahhoz, hogy az Egyesület a tag, vagy partner – amennyiben a tagsági, partneri jogviszony létesítéséhez szükséges és elengedhetetlen – személyes adatait tartalmazó okmányról, illetve egyéb iratról fénymásolatot vagy elektronikus másolatot készítsen, és a személyes adatok megőrzését e másolat megőrzésén keresztül teljesítse. Az Egyesület az így készült másolatot a tagra, partnerre vonatkozó egyéb iratokkal együtt olyan helyen köteles megőrizni, ahol azokhoz illetéktelen személy nem férhet hozzá.
18.
Az Egyesület a tag, partner – hozzájáruláson alapuló adatkezelés keretében – alábbi adatainak megismerésére és kezelésére jogosult:
a) a természetes személy személyazonosító adatait, így a személyes adat jogosultja személyazonosító igazolványának, lakcímet igazoló hatósági igazolványának, adóazonosító jelet igazoló hatósági igazolványának adattartalmát, horgászvizsgájának számát, dátumát;
b) a szerződéses jogviszony jellegétől függően a személyes adat jogosultjának bankszámlaszáma, illetve bankszámláját vezető pénzintézet neve, amennyiben azt a szerződés tartalmazza;
c) személyes adat jogosultjának elérhetősége (telefonszáma, email címe);
d) jogi személy fél esetén a jogi személy képviseletére jogosult természetes személy családi és utóneve; tisztsége; születési helye és ideje; anyja születési családi és utóneve; állandó lakcíme, ennek hiányában tartózkodási címe.
19.
A hozzájáruláson alapuló adatkezelés során a személyes adat jogosultját az Egyesület a személyes adat jogosultjával létrehozandó tagsági, partneri szerződéses jogviszony létesítését megelőzően – az taggal, partnerrel való első kapcsolatfelvétellel egy időben – köteles tájékoztatni
a) az Egyesület, illetve az Egyesület képviselőjének nevéről, elérhetőségéről;
b) arról, hogy a tagsági, partneri szerződéses jogviszony csak abban az esetben jöhet létre, ha az ahhoz szükséges személyes adatainak Egyesület általi ismeréséhez és kezeléséhez hozzájárul, illetve e hozzájárulás visszavonhatóságáról;
c) az adatkezelés pontos céljáról, jogalapjáról, konkrét terjedelméről;
d) a személyes adatok címzettjeiről, illetve kategóriáiról;
e) a személyes adat tárolásának tervezett idejéről;
f) a személyes adat jogosultját megillető jogokról;
g) a Hatóságnak címzett panasz, vagy bírósági jogorvoslat előterjesztésének lehetőségéről.
A tájékoztatást az Egyesület az 1. sz. melléklet felhasználásával és a személyes adat jogosultjának történő megküldésével, illetve részére történő hozzáférhetővé tétellel köteles teljesíteni.
20.
Az Egyesület a tájékoztatást tömören és közérthetően köteles megadni az tagnak, partnernek. A tájékoztatás megadása mellett az Egyesület köteles a jelen Szabályzatot az tag, partner részére hozzáférhetővé tenni, kérésére elektronikus formában elektronikus kézbesítési címére megküldeni.
21.
A személyes adat jogosultja a tájékoztatást követően önként jogosult eldönteni, hogy az Egyesülettel kíván-e kötelmi jogviszonyt létrehozni. Az tag hozzájárulása akkor jogszerű, ha az
a) önkéntes;
b) konkrét adatkezelésre (meghatározott – egy vagy több – kötelmi jogviszonnyal kapcsolatban) vonatkozik;
c) megfelelő tájékoztatáson alapul; és
d) egyértelmű akaratnyilatkozat.
22.
A személyes adat jogosultjának hozzájárulásán alapuló adatkezelés feltétele, hogy a személyes adat jogosultja a személyes adatok kezeléséhez az Egyesülettel létrejövő tagsági, partneri szerződéses jogviszonyát megelőzően az Egyesület adatkezelési tájékoztatóját, az Egyesület adatkezelésének célját, illetve az adatkezelés tényét, valamint a megismerni és kezelni kívánt adatok körét elismerje, és az adatkezeléshez hozzájáruljon az Egyesület számára a jelen Szabályzat 2. sz. melléklet tartalmával megegyező nyilatkozat aláírásával.
23.
Az Egyesület szerződéses kapcsolat esetén jogosult a tag, partner, mint személyes adatok jogosultja hozzájáruló nyilatkozatát az Egyesület és a tag, partner között kötendő szerződés rendelkezései között megfogalmazni. Az ilyen rendelkezést tartalmazó szerződés aláírásával a tag, partner egyben személyes adatai Egyesület általi megismerésére és kezelése vonatkozó hozzájáruló nyilatkozatát is megteszi.
24.
A tag, partner hozzájáruló nyilatkozatában köteles megjegyezni, hogy a hozzájáruláson alapuló adatkezelés mellett kifejezetten megértette az Egyesület arra vonatkozó tájékoztatását, hogy adatkezelésre az Egyesület vele kapcsolatban egyéb jogcímen is jogosult lehet.
25.
Amennyiben a személyes adatok jogosultja a személyes adatai kezeléséhez nem járul hozzá, vagy megtagadja az 2. sz. melléklet tartalmával megegyező tartalmú nyilatkozat aláírását, úgy az Egyesület tagsági, partneri szerződéses jogviszonyt az érintett természetes, jogi személlyel nem létesíthet. A személyes adat jogosultja hozzájárulását bármikor visszavonhatja. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a hozzájáruláson alapuló, a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét. A személyes adatok kezeléséhez adott hozzájárulás visszavonásával az Egyesület köteles a személyes adatkezeléshez, mint előfeltételhez kapcsolódó tagsági, partneri szerződéses jogviszony megszüntetésére.
26.
Az Egyesület köteles minden nyilvántartásából törölni azt a személyes adatot, amelynek jogosultjával tagsági, partneri szerződéses jogviszonya bármely okból megszűnt, kivéve, amennyiben a személyes adatok további kezeléséhez a jogosult hozzájárult vagy amennyiben a személyes adatok megőrzését az Egyesület számára jogszabály (pl. adójogi jogviszony) írja elő.
IV/B.
A munkaerő-felvétel során végzett adatkezelés
27.
Az Egyesület munkaerő-felvétel során jogosult megismerni az Egyesület által meghirdetett pozícióra jelentkező természetes személy pályázati anyagában megadott személyes adatait, amelyet közvetlenül vagy közvetve juttat el az Egyesülethez. A jelentkező köteles erre vonatkozó hozzájárulását a jelen Szabályzat 4. sz. melléklet tartalmával megegyező nyilatkozat útján megtenni. A jelentkező hozzájárulása akkor tekinthető jogszerűnek, ha
a) az önkéntes;
b) pályázatának elbírálására vonatkozik;
c) megfelelő tájékoztatáson alapul;
d) egyértelmű akaratnyilatkozat.
Az Egyesület a munkaerő-felvételre jelentkező által tett hozzájárulási nyilatkozatot minden esetben jogszerűnek tekinti. A hozzájárulási nyilatkozat esetleges jogellenességét az érintett bizonyítja.
28.
Az Egyesület a munkaerő-felvétel céljából közzétett hirdetésben jogosult megjelölni, hogy a meghirdetett pozícióra jelentkező személy a jelentkezés tényével tudomásul veszi azt, hogy a pályázati anyagában megjelölt személyes adatai vonatkozásában a Egyesület adatkezelést hajt végre, illetve hogy a pályázati anyagi megküldésével az érintett kifejezetten hozzájárul e személyes adatai Egyesület általi megismeréséhez és kezeléséhez. Az Egyesület a jelentkező által megküldött pályázati anyag Egyesülethez történő beérkezését követően köteles tájékoztatni a jelentkezőt az Egyesület jelentkezővel kapcsolatos adatkezeléséről (a jelen Szabályzat 3. sz. mellékletét képező tájékoztatás révén), és – amennyiben hozzájáruló nyilatkozatot még nem tett – arról, hogy hozzájáruló nyilatkozatát milyen formában teheti meg. A hozzájáruló nyilatkozat megtételét megelőzően az Egyesület a pályázati anyagban megjelölt személyes adatok megismerésére nem jogosult. Az Egyesület a kapcsolatfelvételt célzó email üzenetében köteles felhívni az érintett figyelmét arra, hogy a megküldött pályázati anyagában megjelölt személyes adatai vonatkozásában az Egyesület adatkezelést hajt végre, illetve hogy az email-re adott – ilyen tartalmú – válaszával vagy olvasási visszaigazolásával kifejezetten hozzájárul ahhoz, hogy az Egyesület e személyes adatait megismerje és kezelje.
29.
Az Egyesület a jelentkező pályázati anyagában meghatározott személyes adatokat kizárólag a munkaerő-felvétel céljából, a jelentkező alkalmasságának megállapítása érdekében ismerheti meg és kezelheti. Amennyiben az adott jelentkező vonatkozásában a munkaerő-felvétel sikertelen vagy az Egyesület által tett ajánlatot a jelentkező elutasítja, úgy az Egyesület – a hozzájárulási nyilatkozatot és annak adattartalmát leszámítva – a jelentkező valamennyi általa kezelt személyes adatát késedelem nélkül törölni köteles és erről előzetes köteles tájékoztatni a jelentkezőt. Ilyen esetben az Egyesület a hozzájárulási nyilatkozatot jogos érdekének védelme és érvényesítése érdekében az általános elévülési idő leteltéig megőrzi. Amennyiben a munkaerő-felvétel sikeres, úgy a jelentkező által megadott azon adatok, amelyeket a munkáltató jogcím birtokában kezelhet, a munkavállalóról kezelt személyes adatok részét képezik azzal, hogy annak kezeléséhez a leendő munkavállaló – a munkaszerződés aláírását megelőzően – köteles hozzájárulni.
30.
Az Egyesület a jelentkezőről – a pályázati anyagában megadott személyes adatokon túl – egyéb forrásból személyes adatot nem szerezhet be és nem teheti a munkaerő-felvétel alkalmával szűrési feltételek részévé, kivéve, amennyiben az Egyesület jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges körben a jelentkező közösségi médiaprofiljának vizsgálata során olyan adat válik az Egyesület számára hozzáférhetővé, amely a jelentkező pályázati anyagából hiányzik és az adott munkakör betöltése szempontjából releváns.
IV/C. Az Egyesület vezető tisztségviselői, munkavállalói és az Egyesülettel partneri szerződéses jogviszonyban álló egyéb személyek adatainak kezelése
31.
Az Egyesület jogosult kezelni az Egyesület vezető tisztségviselőinek, munkavállalóinak, valamint az Egyesülettel partneri szerződéses jogviszonyban álló egyéb személyek személyes adatait amennyiben
a) az adott személyes adat kezeléséhez a személyes adat jogosultja hozzájárult (pl. munkaerőfelvétel során megadott adatok további kezeléséhez való hozzájárulás, munkavállaló bankszámlaszáma a munkabér utalása céljából, végzettséget igazoló bizonyítvány másolata);
b) az szerződés teljesítéséhez szükséges (pl. nyilvántartások vezetése);
c) az jogszabályi kötelezettség teljesítése érdekében szükséges (pl. adózási kötelezettség teljesítése);
d) az az Egyesület vagy a munkavállaló vagy partner jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges.
32.
A jelen alfejezet szerinti adatkezelés célja: az Egyesülettel vezető tisztségviselői feladatok ellátására irányuló jogviszony, munkaviszony vagy partneri szerződéses jogviszony létrehozása, fenntartása, e jogviszonyokból eredő jogok gyakorlása és kötelezettségek (pl. adóelőleg megfizetése) teljesítése, jogviszony megszüntetése.
33.
A jelen alfejezet szerinti adatkezelés időtartama
a) jogszabályi kötelezettségként meghatározott adatkezelés esetén a vonatkozó jogszabályban meghatározott időtartam;
b) a személyes adat jogosultja részéről megadott hozzájárulást tartalmazó nyilatkozat aláírásától kezdődően a jogviszony megszűnését követő 5 évig;
c) minden olyan hozzájárulás alapján kezelt személyes adat esetén, amelyik a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény 56-57. § rendelkezéseinek hatálya alá tartozik, az adatkezelés időtartama: a kötelmi jogviszony megszűnését követő 8 évig.
34.
A jelen alfejezet szerinti adatkezelés módja: papír alapú vagy elektronikus nyilvántartás vezetése, illetve személyes adatokon végzett papír alapú vagy elektronikus művelet. Az érintett a hozzájáruló nyilatkozat megtételével kifejezetten hozzájárul ahhoz, hogy az Egyesület az érintett – vezető tisztségviselő jogviszony, munkaviszony vagy partneri szerződéses jogviszony létesítéséhez, illetve fenntartásához, megszüntetéséhez szükséges és elengedhetetlen – személyes adatait tartalmazó okmányról, illetve egyéb iratról fénymásolatot vagy elektronikus másolatot készítsen, és a személyes adatok megőrzését e másolat megérzésén keresztül teljesítse. Az Egyesület az így készült másolatot az érintettre vonatkozó egyéb iratokkal együtt olyan helyen köteles megőrizni, ahol azokhoz illetéktelen személy nem férhet hozzá.
35.
A jelen alfejezet szerinti adatkezeléssel érintett személyes adatok köre:
a) az érintett családi és utóneve, születési családi és utóneve, születési helye és ideje, anyja születési családi és utóneve, lakcíme, illetve ennek hiányában tartózkodási címe, személyazonosító száma, személyazonosító igazolvány száma, adóazonosító jele, továbbá mindazon adatok, amelyeket – az érintett hozzájárulását nem igénylő módon jogszabályi kötelezettség teljesítéseként – a munkáltató Egyesület megismerni és kezelni köteles, így különösen, de nem kizárólagosan a vezető tisztségviselő(k), munkavállalók vagy foglalkoztatottak személyi nyilvántartása, munkaidő nyilvántartása, szabadság nyilvántartása, bérnyilvántartás, utazási költségtérítés nyilvántartás, munkavédelmi oktatás nyilvántartás, egészségügyi alkalmassági nyilvántartás részét képező személyes adatok;
b) az érintett bankszámlájának száma, illetve a bankszámlát vezető pénzintézet neve, amennyiben a személyes adat jogosultja a munkabérét (egyéb ellenszolgáltatást) átutalás útján kéri megfizetni, a végzettséget igazoló bizonyítvány másolata és a vonatkozó személyes adat megismeréséhez kifejezett hozzájárulását adta;
c) amely egyébként a szerződés teljesítéséhez vagy az Egyesület (illetve a foglalkoztatott) jogos érdekében (pl. tulajdonvédelem, kárfelelősség) érvényesítéséhez szükséges.
36.
Az Egyesülettel vezetői tisztségviselői jogviszonyban, munkaviszonyban vagy partneri szerződéses jogviszonyban álló egyéb természetes személyek kötelesek az Egyesület által – e jogviszonyuk létesítéséhez, fenntartásához, megszüntetéséhez feltétlenül szükséges – személyes adataik kezeléséhez e jogviszony létrejöttét megelőzően hozzájárulni a jelen Szabályzat 6. sz. mellékletét képező nyilatkozat aláírásával.
Az Egyesület a 6. sz. mellékletben foglalt hozzájáruló nyilatkozat aláírását megelőzően köteles a személyes adat jogosultját tájékoztatni
a) az Egyesület, illetve az Egyesület képviselőjének nevéről, elérhetőségéről;
b) arról, hogy a vezető tisztségviselői jogviszony, munkaviszony vagy foglalkoztatásra irányuló egyéb jogviszony csak abban az esetben jöhet létre, ha az ahhoz szükséges személyes adatainak Egyesület általi ismeréséhez és kezeléséhez hozzájárul;
c) az adatkezelés pontos céljáról, jogalapjáról, konkrét terjedelméről;
d) a személyes adatok címzettjeiről, illetve kategóriáiról;
e) a személyes adat tárolásának tervezett idejéről;
f) a személyes adat jogosultját megillető jogokról;
g) a Hatóságnak címzett panasz, vagy bírósági jogorvoslat előterjesztésének lehetőségéről.
h) Az Egyesület a tájékoztatást az 5. sz. melléklet megfelelő alkalmazásával köteles teljesíteni.
37.
Az Egyesület a tájékoztatást tömören és közérthetően köteles megadni. A tájékoztatás megadása mellett az Egyesület köteles a jelen Szabályzatot a vezető tisztségviselő, munkavállaló, Egyesülettel partneri szerződéses jogviszonyban álló egyéb személy részére mindenkor hozzáférhetővé tenni, kérésére elektronikus formában a személyes adat jogosultja elektronikus kézbesítési címére megküldeni.
38.
A személyes adat jogosultja a tájékoztatást követően önként jogosult eldönteni, hogy az Egyesülettel kíván-e vezető tisztségviselői jogviszonyt, munkaviszonyt vagy partneri szerződéses jogviszonyt létrehozni. A személyes adat jogosultjának hozzájárulása akkor jogszerű, ha az
a) önkéntes;
b) a vezető tisztségviselői jogviszony, munkaviszony vagy foglalkoztatásra irányuló egyéb jogviszony létesítésére, fenntartására, e jogviszonyokból eredő jogok gyakorlására és kötelezettségek teljesítésére, jogviszony megszüntetésére vonatkozik.
c) megfelelő tájékoztatáson alapul; és
d) egyértelmű akaratnyilatkozat.
39.
Az Egyesület köteles minden nyilvántartásából törölni azt a személyes adatot, amelynek jogosultjával szemben a vezető tisztségviselői jogviszony, munkaviszony vagy partneri szerződéses jogviszony bármely okból megszűnt, és az adatkezelés határideje letelt, kivéve, amennyiben a személyes adatok további kezeléséhez a jogosult hozzájárult, vagy a személyes adatok megőrzését az Egyesület számára jogszabály (pl. adójogi jogviszony) írja elő, továbbá amennyiben annak kezelésére az Egyesület jogos érdekének érvényesítése érdekében szükség van. Amennyiben a vezető tisztségviselő, munkavállaló vagy partneri szerződéses jogviszonyban álló egyéb személy foglalkoztatásra irányuló szerződése versenytilalmi klauzulát tartalmazott, úgy e jogviszony megszűnését követően – a versenytilalmi klauzulában meghatározott időtartamra – az Egyesület jogosult követni a személyes adat jogosultjának közösségi médiafelületét (így különösen Linkedin profilját) annak megállapítása érdekében, hogy a klauzulában meghatározott követelményeket az érintett megtartja-e. Amennyiben az érintett versenytilalmi kötelezettségeinek nem tesz eleget, az Egyesület az e pontban meghatározott módon erre vonatkozóan megismert adatok felhasználására jogos érdekében érvényesítése céljából jogosult. Az adatok ilyen felhasználásához az érintett a jelen Szabályzat megismerésével és a 36. pontban megtett nyilatkozatával kifejezetten hozzájárul.
40.
Az Egyesület – az előző pontban meghatározottakon kívül – nem jogosult a vezető tisztségviselő, munkavállaló, vagy az Egyesülettel foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban álló egyéb személy közösségi médiafelületeinek ellenőrzésére, illetve ilyen úton az érintettről adatok gyűjtésére. Az Egyesület az érintett kizárólagos kezelésében lévő, magáncélból használt közösségi médiafelületének Egyesület érdekében történő felhasználását nem teheti kötelezővé (pl. tagkör bővítése ismerősök útján).
41.
A 36. pontban meghatározott hozzájáruló nyilatkozatnak ki kell terjednie az Egyesület tulajdonában álló, a vezető tisztségviselő, munkavállaló, az Egyesülettel foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban álló egyéb személy által munkavégzése során használt számítógépek, telefonok, gépjárművek és egyéb eszközök, továbbá programok és alkalmazások (a továbbiakban: Eszközök) által naplózott adatokra is. Az Eszközök által végzett naplózás adatkezelésnek minősül, amennyiben a naplózott adat valamely vezető tisztségviselőre, munkavállalóra vagy az Egyesülettel foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban álló egyéb személyre vonatkozó magán- és családi életének részét képező személyes adatnak minősül. Az ilyen adatkezelés csak abban az esetben jogszerű, ha az adatkezeléshez a személyes adat jogosultja – a 35-37. pontok rendelkezéseinek megfelelő alkalmazásával – hozzájárult. Hozzájárulás hiányában is jogszerű az olyan naplózott adatok kezelése, amelyek a vezető tisztségviselői jogviszonyból, munkaviszonyból vagy foglalkoztatásra irányuló egyéb jogviszonyból eredő kötelezettség teljesítése keretében keletkeztek és e jogviszonyra vonatkoznak. Ez utóbbi esetekben az adatkezelés jogalapja a szerződés teljesítése, jogos érdek érvényesítése vagy jogszabályi kötelezettség teljesítése. A polgári törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény, valamint a munka törvénykönyvről szóló 2012. évi I. törvény rendelkezéseinek, valamint az Egyesület érdekeinek figyelembevétele és az Egyesület által végzett üzletszerű gazdasági tevékenység fenntartása érdekében az Egyesület vezető tisztségviselői, munkavállalói és az Egyesülettel foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban álló egyéb személyek az Eszközökön kizárólag az Egyesület üzletszerű gazdasági tevékenységével összefüggő, munkaköri kötelezettség keretébe tartozó tevékenységet végezhetnek. Erre tekintettel e személyek tudomásul veszik, hogy az Eszközök által végzett naplózás, így az Egyesület ilyen adatkezelése akkor is jogszerű, amennyiben az Eszköz olyan adatot naplóz, amely valamely vezető tisztségviselő, munkavállaló vagy az Egyesülettel partneri szerződéses jogviszonyban álló egyéb személy magán- és családi életének részét; az érintettek 36. pont szerinti nyilatkozatukkal ehhez kifejezetten hozzájárulnak. Annak megelőzése érdekében, hogy a tilalom ellenére az Egyesület vezető tisztségviselőinek, munkavállalóinak, illetve az Egyesülettel partneri szerződéses jogviszonyban álló egyéb személyeknek olyan adatait kezelje az Egyesület, amely a családi és magánélet része, az Egyesület jogosult egyes weboldalak elérését, illetve szolgáltatások igénybevételét korlátozni az Eszközökön. Az ilyen korlátozást megfelelő időben és az érintettek körében tett megfelelő tájékoztatást követően jogosult végrehajtani. Az Eszközök magáncélú felhasználásának korlátozása körében az Egyesület elrendelheti pl. a közösségi médiafelületek elérésének tiltását.
42.
Az Egyesület jogosult az otthoni és távmunka során az Eszköz, valamint a magáneszköz munkahelyi célú felhasználása esetén ezen eszköz által naplózott és az eszköz felhasználó vezető tisztségviselőhöz, munkavállalóhoz, vagy az Egyesülettel foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban álló egyéb személyhez kötődő adat megismerésére azzal a feltétellel, hogy az arányosság követelményét megtartva az Egyesület az eszközökön tárolt magáncélú adatokat nem ismeri meg és az adatkezelése a személyes adat jogosultjának családi és magánéletét nem érinti.
43.
Az Egyesület a vezető tisztségviselőnek, munkavállalónak, valamint az Egyesülettel partneri szerződéses jogviszonyban álló egyéb személynek szóló tájékoztatásában köteles felhívni az érintett figyelmét arra, hogy – amennyiben az Egyesület ilyennel rendelkezik – az Egyesület által használatra átadott olyan Eszköz, amely – munkaidőn kívül is – helyadatot rögzítik (pl. okos telefon, gépjármű), helyadatának megismeréséhez az Egyesület kizárólag abból a célból jogosult, hogy az Eszköz helyét ellenőrizze vagyonvédelmi célból. Az ilyen adatkezelés munkaidőn kívül nem irányulhat arra, hogy az Egyesület a vezető tisztségviselő, munkavállaló, vagy az Egyesülettel partneri szerződéses jogviszonyban álló egyéb személy (feltételezett) tartózkodási helyadatát megismerje. Az Egyesület – amennyiben erre az adott Eszköz lehetőséget ad – köteles biztosítani, hogy munkaidőn kívül a használatra átadott Eszköz magáncélú felhasználása alkalmával az érintett az Eszköz helyadat szolgáltatását kikapcsolhassa.
V.
A személyes adatok jogosultjainak jogai
44.
Azokat a természetes személyeket, akinek a személyes adatait az Egyesület – bármely oknál fogva – kezeli, az Egyesület adatkezelését illetően a következő jogosultságok illetik:
a) tájékoztatáshoz való jog;
b) helyesbítéshez való jog;
c) elfeledtetéshez való jog;
d) adatkezelés korlátozásához való jog;
e) adathordozhatósághoz való jog;
f) tiltakozáshoz való jog.
45.
A személyes adat jogosultja a jelen fejezetben meghatározott jogát az Egyesülethez eljuttatott kérelmével gyakorolhatja. A személyes adat jogosultja kérelmét elektronikusan, papír alapon egyetemes postai szolgáltatás igénybevételével, vagy papír alapon az Egyesület székhelyén az Egyesület képviseletére jogosult vezető tisztségviselőjének, munkavállalójának vagy az Egyesülettel partneri szerződéses jogviszonyban álló egyéb személynek történő átadással terjesztheti elő.
46.
A kérelem átvételére jogosult személy a kérelmet a beérkezését következően haladéktalanul köteles továbbítani az Egyesület adatkezelési felelősének ügyintézés céljából. Az Egyesület adatkezelési felelőse a kérelmet – annak kézhezvételét követően haladéktalanul megvizsgálja – és amennyiben azt állapítja meg, hogy az nyilvánvalóan alaptalan vagy jogosulatlan személytől érkezett, úgy annak érdemi megvizsgálását elutasítja. Amennyiben a kérelem nem nyilvánvalóan alaptalan, illetve jogosult személy terjesztette elő, az adatvédelem felelős a kérelmet érdemben megvizsgálja. Az adatkezelési felelős a kérelem kézhezvételétől számított legkésőbb 30 napon belül értesíti a kérelmet előterjesztőt a kérelem elbírálásáról (a kérelem elutasításáról vagy a kérelem teljesítéséről), illetve a megtett, illetve kezdeményezett intézkedésekről.
V/A.
Helyesbítéshez való jog
47.
Amennyiben az Egyesület pontatlanul vagy hiányosan kezeli a személyes adat jogosultjának valamely személyes adatát, úgy a jogosult kérheti az Egyesületet, hogy a pontatlanul kezelt személyes adatot haladéktalanul helyesbítse, illetve a hiányosan kezelt személyes adatot haladéktalanul egészítse ki a jogosult által szolgáltatott és igazolt adatok alapján.
48.
A személyes adat jogosultja (vagy képviseletében eljáró és igazolt meghatalmazottja) a helyesbítés iránti kérelmét az 8. sz. melléklet megfelelő kitöltésével vagy azzal tartalmilag megegyező nyilatkozat megtételével és az Egyesület részére történő megküldésével terjesztheti elő. Amennyiben a személyes adatot közokirat (pl. hatósági igazolvány) tartalmazza, úgy a kérelmező köteles felmutatni, illetve másolatban az Egyesület részére átadni a személyes adat tartalmát igazoló közokiratot.
V/B.
Elfeledtetéshez való jog
49.
A személyes adatok jogosultja jogosult az Egyesülettől kérni személyes adatainak törlését az Egyesület valamennyi nyilvántartásából. Az Egyesület e kérelem beérkezését követően haladéktalanul törli a törölni kért személyes adatokat, ha az alábbi indokok egyike fennáll:
a) a személyes adatra nincsen szükség abból a célból, amely az adatkezelés alapját képezte;
b) a személyes adatok jogosultja adatkezeléshez hozzájáruló nyilatkozatát visszavonta, és az adatkezelésnek nincs egyéb jogalapja;
c) bebizonyosodik, hogy a személyes adatokat az Egyesület jogellenesen kezelte;
d) jogszabályi kötelezettségnél fogva az Egyesület köteles a személyes adatok törlésére.
50.
A személyes adat jogosultja a törlés iránti kérelmét a 8. sz. melléklet megfelelő kitöltésével vagy azzal tartalmilag megegyező nyilatkozat megtételével és az Egyesület részére történő megküldésével terjesztheti elő.
51.
A Egyesület a személyes adat törlését megtagadhatja, amennyiben a GDPR 17. cikk (3) bekezdésében meghatározott körülmények valamelyike fennáll.
V/C.
Adatkezelés korlátozásához való jog
52.
A személyes adatok jogosultja jogosult kérni az Egyesületet, hogy személyes adataira vonatkozó adatkezelést korlátozza amennyiben:
a) a személyes adatok jogosultja vitatja az Egyesület által gyűjtött és tárolt személyes adatai pontosságát, ezen adatok pontosságának vizsgálatára vonatkozó időtartamra; vagy
b) az Egyesület által végzett adatkezelés jogellenes, és a személyes adatok jogosultja a gyűjtött és tárolt személyes adatainak törlését ellenzi; vagy
c) az adatkezelés célja megszűnt, és az Egyesületnek nincs szüksége a gyűjtött és tárolt személyes adatokra, de a személyes adatok jogosultja jogi igénye előterjesztése, érvényesítése vagy védelme érdekében kéri a további (korlátozott) adatkezelést; vagy
d) a személyes adatok jogosultja tiltakozási jogával él, a tiltakozási jog jogszerűségének kivizsgálásának idejére.
53.
A személyes adat jogosultja (vagy képviseletében eljáró és igazolt meghatalmazottja) a korlátozás iránti kérelmét a 9. sz. melléklet megfelelő kitöltésével vagy azzal tartalmilag megegyező nyilatkozat megtételével és az Egyesület részére történő megküldésével terjesztheti elő.
54.
A korlátozás alá eső személyes adatot az Egyesület kizárólag tárolni jogosult. A korlátozás alá eső személyes adaton adatkezelést végrehajtani az Egyesület kizárólag a jogosult előzetes írásbeli hozzájárulása vagy jogi érdekének előterjesztése, érvényesítése vagy védelme érdekében, továbbá az Európai Unió vagy tagállama fontos közérdekéből jogosult.
55.
Amennyiben a személyes adat korlátozásának feltételei nem állnak fenn, úgy az Egyesület a korlátozást feloldja, és erről előzetesen köteles tájékoztatni a személyes adatok jogosultját.
V/D.
Adathordozhatósághoz való jog
56.
Az olyan személyes adat vonatkozásában, amelyet az Egyesület a személyes adat jogosultjának hozzájárulása alapján automatizált módon kezel a személyes adat jogosultja kérheti az Egyesületet, hogy az általa rendelkezésre bocsátott személyes adatait az Egyesület elektronikus formátumban – a GDPR 20. cikk (1) bekezdésében meghatározottak szerint – a rendelkezésére bocsássa.
57.
Az Egyesület a gyűjtött és tárolt személyes adatok elektronikus formában történő átadásánál köteles figyelemmel lenni arra, hogy a személyes adatok jogosultja az elektronikus formában átadott gyűjtött és tárolt személyes adatait jogosult átadni másik adatkezelőnek, vagy az Egyesületet felkérni arra, hogy e személyes adatokat közvetlenül küldje meg másik adatkezelőnek.
58.
A személyes adat jogosultja (vagy képviseletében eljáró és igazolt meghatalmazottja) az adathordozás iránti kérelmét a 10. sz. melléklet megfelelő kitöltésével vagy azzal tartalmilag megegyező nyilatkozat megtételével és az Egyesület részére történő megküldésével terjesztheti elő.
V/E.
Tiltakozáshoz való jog
59.
A személyes adat jogosultja tiltakozhat a személyes adatainak Egyesület általi adatkezelése ellen, amennyiben az Egyesület az adatkezelést az Egyesület vagy harmadik fél jogos érdekének érvényesítése érdekében hajtja végre.
60.
A személyes adat jogosultja (vagy képviseletében eljáró és igazolt meghatalmazottja) a tiltakozás iránti kérelmét a 11. sz. melléklet megfelelő kitöltésével vagy azzal tartalmilag megegyező nyilatkozat megtételével és az Egyesület részére történő megküldésével terjesztheti elő.
61.
A tiltakozó nyilatkozat Egyesület általi elfogadását követően az Egyesület nem jogosult az érintett személyes adatot az Egyesület vagy harmadik fél jogos érdekének érvényesítése érdekében kezelni, kivéve, ha az Egyesület bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos ok igazolja, amelyek elsőbbséget élvez az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyik jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódik
VI.
Az Adatkezelési felelős
62.
Az Egyesület valamennyi olyan vezető tisztségviselője, munkavállalója, illetve az Egyesülettel partneri szerződéses jogviszonyban álló egyéb személy, szerződéses partner, aki személyes adatokra vonatkozó adatkezelést folytat (pl. adminisztráció) köteles a jelen Szabályzat, valamint az adatkezelésre vonatkozó jogszabályok rendelkezéseinek megtartására.
63.
Az Egyesület adatkezelési rendelkezések megtartásáért felelős és felhatalmazott személy (a továbbiakban: Adatkezelési felelős) köteles a jelen Szabályzatban, valamint a jogszabályokban meghatározott adatkezelési rendelkezések Egyesület vezető tisztségviselői, munkavállalói, szerződéses partnerei illetve az Egyesülettel foglalkoztatásra irányuló egyéb személyek által történő megtartását biztosítani és ellenőrizni.
64.
Az Egyesület Adatkezelési felelőse: Polgárné Németh Judit egyesületi jegyértékesítő (cím: 9795 Vaskeresztes, 165/4. hrsz)
65.
Az Egyesület Adatkezelési felelősét az Egyesület Vezetősége választja az Egyesület vezető tisztségviselői, munkavállalói közül; az Egyesület Adatkezelési felelőse jogviszonyának időtartama a vezető tisztségviselői jogviszony, munkaviszony időtartamához igazodik. Az Adatkezelési felelős jogviszonya megszűnik, ha:
a) vezető tisztségviselői jogviszonya, munkaviszonya megszűnik;
b) a tisztségről lemond;
c) meghal;
d) az Egyesület Vezetősége a tisztségéből visszahívja;
e) az Egyesület Vezetősége a tisztségétől (súlyos kötelezettségszegés okán) megfosztja.
66.
Az Adatkezelési felelős kijelölése alkalmával az Egyesület köteles nyilatkozat tenni arra vonatkozóan, hogy a GDPR és egyéb adatvédelmi jogszabályok rendelkezéseinek megfelelően nem köteles adatvédelmi tisztviselőt kijelölni. Az Egyesület e nyilatkozatát az Adatkezelési felelős kijelöléséről szóló dokumentum részeként kell megtenni, és egyértelművé kell benne tenni, hogy a kijelölt Adatkezelési felelős jogállásában nem tekintendő a GDPR 37-39. cikkeiben meghatározott adatvédelmi tisztviselőnek.
67.
Az Adatkezelési felelős e tisztségét e tisztségre vonatkozó kijelölés elfogadásával, vagy amennyiben ez későbbi, akkor a kijelölésben meghatározott határnaptól kezdődően tölti be. Az Adatkezelési felelős a kijelölés elfogadásával egyidejűleg titoktartást köteles vállalni a tisztsége ellátásával kapcsolatosan tudomására jutott személyes adatok vonatkozásában.
68.
Az Adatkezelési felelős feladatkörei:
a) az Adatkezelési felelős köteles rendszeresen ellenőrzéseket végezni arra vonatkozóan, hogy a jelen Szabályzat rendelkezéseit az Egyesület mindennapi működése és üzletszerű gazdasági tevékenysége során az arra kötelezettek megtartják-e;
b) az Adatkezelési felelős köteles megvizsgálni az Egyesülethez címzett – a személyes adatok jogosultjai részéről érkezett – kérelmeket (V. fejezet), és a nyilvánvalóan nem alaptalan és jogosult személy által előterjesztett kérelmek esetén köteles megtenni a szükséges intézkedéseket.
c) az Adatkezelési felelős köteles kapcsolatot tartani és együttműködni a Hatósággal, illetve – szükséges esetén – egyéb tagállami adatvédelmi hatósággal;
d) az Adatkezelési felelős adatvédelmi incidens lehetőségének felmerülése esetén köteles azt kivizsgálni és megalapozott lehetőség esetén az incidens által jelentett kockázatokat megakadályozni vagy mérsékelni, illetve a biztonság sérülését helyreállítani;
e) az Adatkezelési felelős köteles az olyan adatvédelmi incidens esetén, amely természetes személy jogaira és szabadságaira kockázatot jelent, bejelentést tenni a Hatóságnak, vagy – szükség esetén – egyéb tagállami adatvédelmi hatóságnak; magas kockázat esetén köteles azt bejelenteni a Hatóságnak, vagy – szükség esetén – egyéb tagállami adatvédelmi hatóságnak, illetve arról tájékoztatni a személyes adat jogosultját;
f) az Adatkezelési felelős jogosult az Egyesület legfőbb szerve irányába javaslattal élni az Egyesület adatkezelési gyakorlatának módosítása vonatkozásában;
g) az Adatkezelési felelős jogosult a jelen Szabályzattal összefüggő mindenkori jogszabályi módosítások átvezetésére és a jelen Szabályzat változással egységes szerkezetbe foglalt hatályosított változatának összeállítására és közzétételére.
VII.
Adatbiztonság és az adatok tárolásának rendje
69.
Az Egyesület az adatkezelést úgy hajtja végre, hogy a GDPR, valamint egyéb adatvédelmi jogszabályok megtartása mellett tiszteletben tartsa a személyes adat jogosultjának családi és magánélethez való alapvető jogát, egyéb jogait és szabadságait.
70.
A személyes adatok tárolására vonatkozó jelen Szabályzatban meghatározott rendelkezések egyaránt vonatkoznak a papír alapon, illetve elektronikus formában tárolt olyan személyes adatra, amelyek nyilvántartási rendszerét részét képezik, illetve amelyeket az Egyesület részben vagy egészben automatizált módon kezel. Az Egyesület személyes adatok elektronikus tárolására az Egyesület tulajdonában álló Eszközöket használ; a papír alapú nyilvántartásokat az Egyesület tulajdonában vagy használatában álló olyan ingatlanokban vezeti, amelyeket az Egyesület székhelyként, telephelyként vagy fióktelepként használ.
71.
Az Egyesület által adatkezelés érdekében gyűjtött és tárolt személyes adatok kizárólag a jelen Szabályzatban, illetve jogszabályban meghatározott célból, megfelelő jogcímmel kezelhetők.
72.
Az Egyesület által gyűjtött és tárolt személyes adatot olyan módon kell az Egyesületnek megőrizni az adatkezelés idején, hogy illetéktelen személy azokhoz ne tudjon hozzáférni. Az Egyesület köteles biztosítani, hogy a gyűjtött és tárolt személyes adatot
a) illetéktelen harmadik személy nem ismerheti meg, férhet hozzá;
b) nem vetik alá jogosulatlan adatkezelésnek;
c) illetéktelen személy nem változtathatja meg, továbbíthatja, hozhatja nyilvánosságra, törölheti;
d) nem továbbítják a jelen Szabályzat VII. pontjától eltérően;
e) jogosulatlanul nem módosítják, illetve véletlenül vagy jogosulatlanul megsemmisítik, törlik, teszik hozzáférhetetlenné;
f) elvesztéstől, sérüléstől megóvja.
73.
Az Egyesület az adatkezelési, valamint ezzel kapcsolatos szervezési tevékenysége során figyelembe veszi a tudomány és technológia mindenkori állását és fejlődését. Törekszik arra, hogy az adatbiztonság fenntartása érdekében a lehető legbiztonságosabb, illetve a kockázat mértékének megfelelő adatbiztonságot garantáló technológiát alkalmazza a természetes személyek jogainak és szabadságainak védelme érdekében.
74.
Az Egyesület adatkezelési tevékenységéről nyilvántartást köteles vezet (Adatkezelési Nyilvántartás) a jelen Szabályzat 12. számú mellékletében meghatározott minta felhasználásával és a GDPR 30. cikkében meghatározott rendelkezések tiszteletben tartásával. Az Egyesület az Adatkezelési Nyilvántartást elektronikus formában köteles elkészíteni és papír alapon köteles tárolni olyan helyen, ahol illetéktelen személy ahhoz nem férhet hozzá.
VIII.
Adatok továbbításának rendje
75.
Az Egyesület nem jogosult az általa kezelt, őrzött személyes adatot más személynek továbbítani, vagy egyéb formában hozzáférhetővé tenni kivéve
a) amennyiben az adattovábbítást jogszabály írja elő (pl. statisztikai adatgyűjtés; munkáltatót terhelő adatszolgáltatási kötelezettség) és az adattovábbítás címzettjeként bíróság, hatóság vagy egyéb szerv az Egyesület felé hivatalos megkeresését eljuttatja;
b) amennyiben az adattovábbításhoz az érintett kifejezett hozzájárulását adta, és az adattovábbítás címzettje az Egyesülettel tagsági, partneri szerződéses jogviszonyban lévő személy, továbbá az adattovábbítás a személyes adat jogosultja és a Egyesület közötti kötelmi jogviszony teljesítése.
76.
Az Egyesület az adattovábbítás jogszerűségének ellenőrzése, valamint az érintett tájékoztatása céljából adattovábbítási nyilvántartást vezet, amely tartalmazza az Egyesület által kezelt személyes adatok továbbításának időpontját, az adattovábbítás jogalapját és címzettjét, a továbbított személyes adatok körének meghatározását, valamint az adatkezelést előíró jogszabályokban meghatározott egyéb adatokat.
77.
Az Egyesület a 75. a) pontjában meghatározott megkeresésre a megkeresésben meghatározott terjedelemben, a megkeresés teljesítéséhez szükséges mértékben biztosítja az általa tárolt személyes adatok továbbítását.
78.
Az Egyesület a 75. b) pontjában meghatározott adattovábbítás szükségessége esetén köteles tájékoztatni a személyes adat jogosultját
a) az adattovábbítás címzettjének, valamint képviselőjének nevéről, elérhetőségéről;
b) arról, hogy az adattovábbítással kapcsolatos tájékoztatás ismeréséhez és az adattovábbításhoz hozzájárul;
c) az adattovábbítás pontos céljáról, konkrét terjedelméről;
d) a személyes adat jogosultját megillető jogokról;
e) a Hatóságnak címzett panasz, vagy bírósági jogorvoslat előterjesztésének lehetőségéről.
A személyes adat jogosultja konkrét adattovábbításhoz hozzájáruló nyilatkozatát a 12. a) pontban meghatározott nyilatkozattal egy időben is megadhatja, amennyiben e nyilatkozat megtétele idején a konkrét adattovábbítás szükségessége már ismert. Adattovábbításra vonatkozó hozzájáruló nyilatkozatát a személyes adat jogosultja a 13. számú mellékletben meghatározott minta alapján köteles megtenni.
79.
Az Egyesület a 75. b) pontjában meghatározott adattovábbítás teljesítése során kizárólag azon személyes adatok továbbítására jogosult, amely a tagsági, partneri szerződéses jogviszony teljesítéséhez elengedhetetlenül fontos és amelynek a továbbításához a személyes adat jogosultja kifejezett hozzájárulását megadta.
IX.
Adatvédelmi incidens esetén követendő protokoll
80.
Adatvédelmi incidens – a GDPR 4. cikk 12. pontjával összhangban – a biztonság olyan sérülése, amely lehet
a) a bizalmasság sérülése, így a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adat jogosulatlan közlése vagy az ahhoz való jogosulatlan hozzáférés;
b) a hozzáférés sérülése, így a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adat véletlen vagy jogellenes megsemmisítése, elvesztése;
c) az integritás sérülése, így a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adat megváltoztatása.
81.
Amennyiben az Egyesület vezető tisztségviselője, munkavállalója, illetve az Egyesülettel partneri szerződéses jogviszonyban álló egyéb személy azt tapasztalja, hogy az Egyesület által gyűjtött, tárolt személyes adatok vonatkozásában fennállhat a biztonság sérülésének a lehetősége, haladéktalanul köteles az Adatkezelési felelőst erről tájékoztatni (a továbbiakban: Jelzés). Biztonság sérülése minden olyan körülmény, amelynek eredményeként az Egyesület adatkezelő rendszerében, nyilvántartásaiban sérülés következik be az adatbiztonsági rendelkezésekkel ellentétes módon. A biztonság sérülése nem jelenti feltétlenül adatvédelmi incidens bekövetkeztének a tényét is.
82.
Az Adatkezelési felelős a Jelzést megtételét követően haladéktalanul köteles megvizsgálni és értékelni a helyzetet. A vizsgálatnak ki kell terjedni a biztonság sérülésének lehetőségeként jelzett körülmény valamennyi elemére, illetve a Jelzéssel érintett valamennyi nyilvántartás, így személyes adatok helyzetének vizsgálatára.
83.
Az Adatkezelési felelős vizsgálata során elsődlegesen azt köteles megállapítani, hogy a biztonság sérülése ténylegesen megtörtént-e. Amennyiben az Adatkezelési felelős azt állapítja meg, hogy a biztonság nem sérült, úgy eljárását megszünteti és a vizsgálata eredményéről jelentést készít az Egyesület ügyvezetése részére, és azt a jelen Szabályzat 14. sz. mellékletét képező minta szerinti nyilvánításba bevezeti.
84.
Amennyiben az Adatkezelési felelős azt állapítja meg, hogy a biztonság megsérült, úgy másodsorban köteles megvizsgálni, hogy adatvédelmi incidens történt-e. Amennyiben az Adatkezelési felelős azt állapítja meg, hogy adatvédelmi incidens nem történt, úgy köteles megtenni mindazon intézkedést, amely a biztonság helyreállítása érdekében szükséges, továbbá eljárását megszünteti és a vizsgálat eredményéről jelentést készít az Egyesület ügyvezetése részére, és azt a jelen Szabályzat 14. sz. mellékletét képező minta szerinti nyilvánításba bevezeti.
85.
Amennyiben az Adatkezelési felelős azt állapítja meg, hogy a biztonság sérülésével egy időben adatvédelmi incidens is történt, úgy köteles harmadsorban megvizsgálni, hogy az adatvédelmi incidens az érintett személyes adatok jogosultjainak jogaira és szabadságaira kockázatot jelent-e. Amennyiben azt állapítja meg, hogy ilyen kockázatot az adatvédelmi incidens nem jelent, úgy köteles megtenni mindazon intézkedést, amely a biztonság helyreállítása érdekében szükséges, továbbá eljárását megszünteti és a vizsgálat eredményéről jelentést készt az Egyesület ügyvezetése részére, és azt a jelen Szabályzat 14. sz. mellékletét képező minta szerinti nyilvánításba bevezeti.
86.
Amennyiben az Adatkezelési felelős azt állapítja meg, hogy a biztonság sérülésével egy időben az adatvédelmi incidens kockázatot jelent az érintett személyes adat jogosultjainak jogai és szabadságaira, úgy az Adatkezelési felelős azt köteles megvizsgálni, hogy ez a kockázat milyen mértékű. Amennyiben az adatvédelmi incidens az érintett személyes adat jogosultjai jogaira és szabadságaira kockázatot jelent, úgy köteles vizsgálata eredményéről jelentést készíteni az Egyesület ügyvezetése részére, és azt a jelen Szabályzat 14. sz. mellékletét képező minta szerinti nyilvánításba bevezeti, illetve a Hatóság, vagy – szükség esetén – egyéb tagállami adatvédelmi hatóság részére bejelenteni.
87.
Amennyiben az Adatkezelési felelős 86. pontban meghatározott vizsgálata azt állapítja meg, hogy az adatvédelmi incidens az érintett személyes adat jogosultjai jogaira és szabadságaira magas kockázatot jelent, úgy köteles vizsgálata eredményéről jelentést készíteni az Egyesület ügyvezetése részére, és azt a jelen Szabályzat 14. sz. mellékletét képező minta szerinti nyilvánításba bevezeti, illetve a Hatóság, vagy – szükség esetén – egyéb tagállami adatvédelmi hatóság részére bejelenteni, továbbá az érintett személyes adatok jogosultjait az adatvédelmi incidensről tájékoztatni.
88.
Az Egyesület, mint adatkezelő az Adatkezelési felelős útján a 86., illetve a 87. pontokban meghatározott bejelentési kötelezettségét indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb az adatvédelmi incidens tudomására jutásától számított 72 órán belül köteles teljesíteni. Az Egyesület, mint adatkezelő akkor jut az adatvédelmi incidens tudomására, amikor az Adatkezelési felelős kellő bizonyossággal meg tudja állapítani a biztonság sérülésének tényét. Az Adatkezelési felelős a biztonság sérülése ténye megállapítását követően haladéktalanul köteles értékelni a helyzetet.
89.
Amennyiben az Adatkezelési felelős a 88. pontban jelzett 72 órán belül nem tudja lefolytatni a 86-87. pontokban jelzett vizsgálatát, úgy köteles a határidőn belül megtenni a bejelentését, illetve tájékoztatását, és vizsgálatát köteles tovább folytatni. Amennyiben a 86-87. pontokban meghatározott vizsgálat eredménye az Adatkezelési felelős rendelkezésére áll, úgy arról kiegészítő bejelentést/kiegészítő tájékoztatást vagy módosító bejelentést/módosító tájékoztatást köteles tenni.
90.
Az Adatkezelési felelős a 86-87. pontokban meghatározott bejelentési kötelezettség a Hatóság által rendszeresített elektronikus űrlap kitöltésével, illetve Hatóságnak történő megküldésével, vagy egyéb tagállami adatvédelmi hatóság esetén ezen hatóság, illetve tagállami jog által meghatározott ormában köteles teljesíteni. A bejelentésben az Adatvédelmi felelős az Egyesület képviseletében a következő adatokat köteles megadni:
a) az adatvédelmi incidens típusa;
b) az adatvédelmi incidenssel érintett személyes adatok jogosultjainak kategóriája;
c) az adatvédelmi incidenssel érintett személyes adatok jogosultjainak (közelítő) száma;
d) az adatvédelmi incidenssel érintett személyes adatok típusa;
e) az adatvédelmi incidenssel érintett személyes adatok (közelítő) száma.
91.
Az Adatkezelési felelős a különböző adattípusban tartozó személyes adatokat érintő adatvédelmi incidensről külön-külön bejelentéseket köteles tenni.
92.
Az Adatkezelési felelős nem köteles bejelentést tenni, amennyiben az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal a természetes személyek jogaira és szabadságaira. A kockázat fennállására vonatkozó értékelést az Adatkezelési felelős az eset összes körülményének figyelembevételével köteles teljesíteni. Azt a körülményt, hogy az adatvédelmi incidens a természetes személyek jogaira és szabadságaira kockázattal nem jár, bizonyítani és jelentésbe foglalni, valamint a biztonság helyreállítása érdekében szükséges intézkedéseket megtenni köteles.
93.
Az Adatkezelési felelős a 87. pontban meghatározott tájékoztatási kötelezettségét indokolatlan késedelem nélkül köteles teljesíteni a 15. számú mellékletben meghatározott minta felhasználásával. A kockázat jellegének értékelésére a 86-87. pontokban meghatározott vizsgálata során – az eset összes körülményére tekintettel – az Adatkezelési felelős köteles. Ennek keretében az Adatkezelési felelős köteles figyelembe venni többek között:
a) az adatvédelmi incidens típusát;
b) az adatvédelmi incidenssel érintett személyes adat típusát;
c) az adatvédelmi incidenssel érintett személyes adat érzékenységét;
d) az adatvédelmi incidenssel érintett személyes adatok mértékét;
e) az adatvédelmi incidenssel érintett természetes személy kiszolgáltatottságát.
Az adatvédelmi incidens révén a természetes személy jogaira és szabadságaira vonatkozó kockázat akkor magas, ha azzal a személyes adat jogosultját fizikai, anyagi és nem anyagi értelemben kár érheti.
94.
Az Adatkezelési felelős a következőkről köteles tájékoztatni a személyes adat jogosultjait:
a) az adatvédelmi incidens ténye, jellege;
b) az Adatkezelési felelős neve és elérhetőségei;
c) az adatvédelmi incidens lehetséges következményei;
d) az adatvédelmi incidens eredményeként elállt magas kockázat mérséklésére és az incidens előtti állapot helyreállítására az Egyesület, mint adatkezelő által igénybe vett eszközök.
95.
Az Adatkezelési felelős a tájékoztatását a személyes adatok jogosultjai által (köz) érthető és egyszerű megfogalmazással, releváns nyelven és késedelem nélkül köteles megtenni olyan kommunikációs csatornán, amelyen az Adatkezelési felelős értékelése alapján a tájékoztatás a leghamarabb megérkezik a személyes adatok jogosultjaihoz. Az Adatkezelési felelős egyszerre akár több kommunikációs formát is igénybe vehet a tájékoztatási kötelezettség teljesítése érdekében.
96.
Az Adatkezelési felelős a személyes adatok jogosultjainak szóló tájékoztatást akkor mellőzheti, ha
a) az adatvédelmi incidens a személyes adatok jogosultjainak jogaira és szabadságaira magas kockázatot nem jelent, mert például a jogosulatlan harmadik személlyel közölt személyes adathoz e személy hozzáférni (titkosítás okán) nem tud, és az adatkezelő birtokában van az érintett személyes adatokról másolat;
b) az adatvédelmi incidens lehetőségéről való tudomásszerzést követően haladéktalanul megtett intézkedések eredményeként a magas kockázat lehetősége fel sem került;
c) az adatvédelmi incidens eredményeként előállt kockázat egyéb okból nem tekinthető magasnak.
97.
Az Adatkezelési felelős a 86-87. pontokban meghatározott bejelentési és tájékoztatási kötelezettsége teljesítésével egy időben, a vizsgálat eredményének megismerését követően haladéktalanul köteles megtenni minden intézkedést, amely a biztonság sérülését és az adatvédelmi incidenst megszünteti. Ennek keretében az Adatkezelési felelős – lehetőségeihez és a körülményekhez képest – köteles az adatvédelmi incidensben érintett személyes adatok integritását, hozzáférhetőségét, és bizalmasságát helyreállítani. Az Adatkezelési felelős a megtett intézkedéseiről jelentést köteles készíteni az Egyesület vezető tisztségviselője részére a jelen Szabályzat 16. sz. mellékletében meghatározott minta felhasználásával.
X.
Jogorvoslat
98.
Amennyiben a személyes adat jogosultja a személyes adatai kezelése vonatkozásában azt tapasztalja, hogy az Egyesület megsérti az adatvédelmi jogszabályokban meghatározottakat, úgy jogai védelme érdekében jogorvoslati kérelemmel fordulhat a területileg illetékes bírósághoz, vagy a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz.
99.
A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság elérhetőségei:
Székhely:
1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C.
Telefon:
+36 (1) 391-1400
Fax:
+36 (1) 391-1400
Email:
ugyfelszolgalat@naih.hu
Weboldal:
http://naih.hu
XI.
Záró rendelkezések
100.
A jelen Szabályzat 2018. május 25. napjától hatályos. A Szabályzatot a hatályba lépését követően keletkező, illetve olyan már fennálló jogviszonyokra kell alkalmazni, amelyekben adatkezelés 2018. május 25. napját követően történik.
101.
A jelen Szabályzat hatályba lépéséről, illetve annak alkalmazásáról az Egyesület köteles minden tagját, illetve a Egyesülettel partneri szerződéses jogviszonyt létesítő természetes személy figyelmét felhívni, illetve a jelen Szabályzatot számukra köteles elérhetővé tenni.
Vaskeresztes 2018. május 24.
Sárvíz-tavi Horgász Egyesület
